- Les obligations de l’entreprise domiciliée
Exercer une activité de domiciliation implique un certain nombre de responsabilités, aussi bien pour l’entreprise domiciliée que pour l’entreprise domiciliataire.
Commençons d’abord par les obligations du domicilié. L’obligation principale du domicilié est la déclaration auprès du domiciliataire concernant les possibles changements d’adresses personnelles et d’activité, ainsi que d’autres changements concernant son entreprise, tels que la forme juridique (SAS, SARL, succursale…), la dénomination et l’objet, les noms et adresses des dirigeants ainsi que les personnes disposant de délégation pour traiter avec le domiciliataire. Cette clause de déclaration de changement est intégrée au sein du contrat de domiciliation.
Le domicilié doit également remettre au domiciliataire tous les registres et documents nécessaires pour la bonne exécution de ses obligations.
Toutes les informations relatives au litige probable ou toute autre affaire doivent parvenir au domiciliataire.
À cela s'ajoute l’obligation d’informer les autorités compétentes de l’arrêt de la domiciliation avant de mentionner sa qualité de domicilié dans l’ensemble des documents commerciaux destinés à autrui.
- Les obligations du domiciliataire
S’agissant des obligations qui incombent au domiciliataire, elles comprennent notamment la déclaration contre récépissé auprès de l’administration compétente.
Fixé par voie réglementaire, le contenu de cette déclaration justifie que le domiciliataire est propriétaire d’un bien commercial qu’il a signé un contrat de bail commercial pour la location des locaux mis à sa disposition.
Il est également impératif que le domiciliataire soit en situation régulière vis-à-vis de l’administration fiscale. Ce dernier ne devra avoir commis aucun délit lié à l’infraction de blanchiment de capitaux ou à des actes de terrorisme. En d’autres termes, pour devenir domiciliataire, le représentant légal devra être exempté de toute décision juridique définitive prononcée à son encontre, relative notamment à la déchéance commerciale ou à une condamnation de quelque nature que ce soit.
De plus, chaque domiciliataire doit fournir annuellement (avant le 31 janvier de chaque année) aux services des impôts et à l’administration de la douane une liste des entreprises avec lesquelles il a conclu un contrat de domiciliation.
Comme indiqué dans la loi sur la domiciliation, le domiciliataire doit également informer la direction générale des impôts ainsi que l’administration des Douanes lorsque les plis recommandés en provenance des services fiscaux n’ont pas pu être remis aux domiciliés. Il dispose alors d’un délai de trois mois après la réception du pli recommandé pour le faire.
Lors de la cessation de domiciliation d’une personne domiciliée dans ses locaux, le domiciliataire a le devoir de déclarer à la direction générale des impôts, à l’administration des Douanes ainsi qu’au greffier du changement de situation. Il dispose alors d’un délai de trente jours pour accomplir cette tâche.
En cas de besoin, le domiciliataire devra également fournir aux huissiers de justice et aux services de recouvrement des créances publiques les informations nécessaires concernant l’entreprise qu’il domicilie.
Selon le contrat conclu entre le domicilié et le domiciliataire, ce dernier pourra mettre à la disposition du domicilié le local, objet de la domiciliation, devant permettre à ce dernier de recevoir des communications, la tenue de réunions ainsi que les registres et documents prévus dans les textes comme indiqué dans la loi sur la domiciliation d'entreprises.
Une autre des obligations du domiciliataire dans le cadre d'un contrat de domiciliation d'entreprise est qu’il doit s’assurer de l’identité du domicilié. Et pour ce faire, un certificat d’inscription au registre du commerce pour les personnes morales ainsi qu’une copie d’identité de la personne physique domiciliée sont obligatoires.
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